Dan kun je als organisator verantwoordelijk gesteld worden. Bijvoorbeeld als jij of een van je vrijwilligers gewond raakt of als er tijdens de opbouw van je evenement een ladder op een geparkeerde auto valt. Bescherm daarom jezelf en je vrijwilligers met een evenementenverzekering.

Minstens 6 maanden vóór je evenement:

Wanneer je een evenement organiseert, moet je altijd eerst de doelstelling en de doelgroep van je evenement bepalen. Denk goed na over het soort evenement dat je wilt organiseren. Werk je rond een bepaald thema, wordt er muziek gespeeld, …? Maak een schema op van hoe je evenement er zal uitzien en van wat er allemaal op je evenement aanwezig zal zijn en bepaal je deadlines. 

Waaraan moet je bij het organiseren van een evenement zeker op tijd denken?

• Als het de eerste keer is dat je een evenement organiseert, vraag dan altijd toestemming aan het College van Burgemeester en Schepenen om het evenement te mogen organiseren.
• Bepaal wie de eindverantwoordelijke van je evenement is. Door een eindverantwoordelijke aan te duiden, is het voor externe en interne medewerkers duidelijk wie het aanspreekpunt is bij vragen. Bovendien is die persoon er om moeilijke knopen door te hakken en discussies te vermijden.
• Leg de datum van je evenement op tijd vast:
  - Zijn er andere evenementen die plaatsvinden op dezelfde dag?
  - Hou bij het organiseren van je evenement ook rekening met vakanties/blokperiodes/feestdagen/ … 
• Leg de locatie van je event vast:
  - Hou rekening met oppervlakte, nooduitgangen, toegangswegen, parking, …
  - Vindt je evenement plaats in een zaal? Lees het contract van de zaal na en laat het ondertekenen door een meerderjarige.
  - Organiseer je jouw evenement in openlucht of voorzie je tenten? In geval van het tweede: vergeet niet tijdig tenten te reserveren.
  - Bekijk ook steeds de verplichtingen na i.v.m. verzekeringen. Er zijn bijvoorbeeld bepaalde verplichtingen voor evenementen die plaatsvinden in een zaal.
• Boek dj, bands en presentator:
  - Welke dj of band is perfect voor het soort evenement dat jij organiseert?
  - Vraag verschillende offertes op en vergelijk prijzen.
  - Maak bij het organiseren van je evenement altijd goede afspraken i.v.m. de betaling, het einduur of de speelduur, de verantwoordelijkheden (wie is verantwoordelijk voor wat, welk materiaal moet voorzien worden en door wie?), …
• De inrichting van de locatie neemt veel tijd in beslag wanneer je een evenement organiseert. Begin dus tijdig met:
  - Plaatsing en huur 
  - Geluidsbegrenzer 
  - Licht en geluid 
  - Tafels, stoelen, podium, hekken, rolmateriaal, toog, toiletten, afvalcontainer, verwarming.  TIP: ga langs bij lokale gemeente/stad/brandweer om te weten wat je via hen kunt huren.
  - Andere decoratie kopen
• Denk ook aan de sponsoring van jouw evenement:
  - Maak contracten op
  - Wat heb je de sponsors te bieden: bied verschillende formules aan
  - Wat kun je besteden?
  - Maak een schema van de verwachte inkomsten en uitgaven

Minstens 3 maanden vóór je evenement 

Je steekt veel tijd en moeite in het organiseren van je evenement. Uiteraard wil je dan ook dat er veel deelnemers of bezoekers komen. Begin op tijd met je evenement in de kijker te zetten en maak reclame via het verspreiden van affiches en flyers. Voorzie een mooie website met alle info over je evenement: wat voor soort evenement, waar, wanneer, wie organiseert het evenement en wat is de toegangsprijs. Start ook op tijd met de verkoop van je toegangskaarten en overtuig genoeg voorverkooppunten om de tickets van jouw evenement aan te bieden. 

Houd ook rekening met: 

• Grafische ondersteuning: opmaak en drukwerk van toegangstickets, drankbonnen, programmaboekje, kledij, …
• Leg (indien nodig) vervoer van en naar het evenement vast. 
• Als je een evenement met randanimatie organiseert, bestel die dan tijdig: een schminkstand, springkasteel, … Maak duidelijke afspraken met de externe partijen (dag, plaats en uur leveren/afhalen).
• Bestel alles voor het aanbieden van drank: bekers/glazen/flesjes, tapinstallaties, frigo’s/koelwagens, …
• Reserveer een fotograaf om sfeerbeelden van je evenement te maken.
• Check welke vergunningen je allemaal nodigt hebt: SABAM, drankvergunning (apart voor sterke drank), borden, reclameborden langs de weg, milieuvergunning, parkeerverbod. 
• Stem tijdig de verplichtingen af met stad/gemeente waar je evenement plaatsvindt. Breng een bezoek aan de jeugddienst/fuifloket om alle zaken die specifiek voor die gemeente zijn op te vragen (juiste documenten, contactpersonen). 
• Licht alle buurtbewoners in dat je een evenement organiseert. Geef hen ook de gegevens van de eindverantwoordelijke mee. 
• Veiligheidsnormen: aan welke veiligheids- en brandveilige maatregelen moet je evenement voldoen? Maak een schema van alle nooduitgangen en werk een noodplan uit. Voorzie hiervoor pijlen en bordjes op de locatie. Ook security is geen overbodige luxe. 
• Vraag hulpposten aan: Rode Kruis, Vlaams Kruis, verplegers, …
• Neem contact met medewerkers en vrijwilligers: bepaal hoeveel medewerkers en vrijwilligers je nodig hebt om het evenement dat je organiseert in goede banen te leiden en ga op tijd op zoek naar de juiste mensen. Om die mensen met een gerust hart te laten meewerken, kun je je vrijwilligers verzekeren tegen ongevallen. 

Minstens 2 maanden vóór je evenement 

Afhankelijk van hoe vlot de verkoop van je tickets verloopt, blijf je best zo lang mogelijk actief reclame maken voor je evenement. Stuur een vast team van mensen op pad om regelmatig affiches en flyers te verdelen. Ook sociale media is een must. Maak een Facebook-pagina aan en promoot zo je evenement via een eigen ‘Facebook-evenement’. Zo kun je snel en gemakkelijk reclame maken voor het evenement dat je organiseert en bereik je bovendien veel mensen. 

Organiseer je een evenement en wil je een belangrijke boodschap verspreiden? Neem dan contact op met organisaties in verband met alcoholpreventie zoals bijvoorbeeld de responsible young drivers. Het is leuk om je evenement op te vrolijken met een ludieke actie voor chauffeurs, een infostand, alcoholtesters of een leuk gadget voor zij die negatief blazen. 

Minstens 2 weken vóór je evenement

• Stel een elektriciteitsplan op: plaatsing, het nodige materiaal, aandachtspunten, …
• Doe een finale controle of alle vergunningen, verplichtingen en verzekeringen in orde zijn.
• Brief je medewerkers en vrijwilligers: werk een duidelijke taakverdeling uit voor tijdens je evenement maar ook voor na je evenement (opruimen, afbreken, poetsen, …).
• Stel een lijst met nuttige telefoonnummers (hulpdiensten, leveranciers, bestuursleden, …) op en hang die ergens zichtbaar op zodat elke medewerker of vrijwilliger direct weet met wie contact op te nemen in geval van nood.
• Kom je met het evenement dat je organiseert graag in de pers? Schrijf en verspreid persartikels, organiseer een persconferentie of nodig perscontacten uit op je evenement.
• Licht de buurtbewoners in over de laatste stand van zaken.
• Bestel voldoende wisselgeld of regel bancontact.
• Maak afspraken met de politie. 
• Neem eventueel opnieuw contact op met de dj’s, bands, leveranciers, ... met wie je samenwerkt voor de organisatie van je evenement. Goede afspraken maken goede vrienden.

Minstens 3 dagen vóór je evenement 

De openingsdag van je evenement komt dichterbij.
De laatste loodjes …

• Rond de voorverkoop van de tickets af en haal resterende kaarten terug op.
• Misschien heb je meer dan 3 dagen nodig maar begin in ieder geval op tijd met het opzetten van tenten en het in orde maken van je terrein.
• Richt de zaal in en zet alles klaar: standen, meubilair, prijslijsten, …

Je bent er klaar voor! Veel succes met de organisatie van je evenement. 

Loopt er toch iets mis en raakt iemand van je medewerkers of vrijwilligers gewond? Of heb je materiële schade? Neem contact op met je makelaar.